Des dossiers bien tenus sont la clé d’un recouvrement des frais et des dépenses sans peine auprès de la CIDPHN. Les documents accompagnant la demande d’indemnisation doivent clairement indiquer ce qui a été fait et pourquoi, où et quand, par qui, avec quelles ressources et à quel prix. En règle générale, les factures, reçus et feuilles de calcul sont des justificatifs de dépenses utiles, mais parfois ils ne suffisent pas. Il est toujours utile de décrire les interventions effectuées sans rien omettre. Lier ces éléments aux dépenses facilitera grandement l’évaluation des demandes d’indemnisation. Chaque coordonnateur sur place et prestataire de services techniques devra tenir chaque jour un carnet d’activités, qui précisera la nature de l’activité, le nombre de personnes mobilisées, le type et la quantité d’équipement et de matériel utilisés ainsi que le type de littoral nettoyé. L’examen et l’évaluation seront généralement retardés si tous les documents nécessaires ne sont pas fournis. En conséquence, l’Administrateur devra demander que le requérant fournisse des documents complémentaires. Comme pour toute déclaration de sinistre, il est essentiel que les documents nécessaires soient fournis pour le recouvrement des frais d’intervention auprès du propriétaire du navire en cas de déversement d’hydrocarbures.

Présentation des demandes d’indemnisation

Toutes les demandes d’indemnisation doivent être présentées par écrit et signées par le demandeur ou un représentant légal. Pour que la dépense puisse être examinée et évaluée, il importe que la demande soit claire, suffisamment détaillée et accompagnée de pièces justificatives. Il incombe aux demandeurs de fournir les pièces justificatives à l’appui de leur demande. Les pièces justificatives ajoutent une certaine crédibilité à la demande et aident à réduire le volume des questions qui seront posées. En cas de plainte ou de poursuite judiciaire, ce qui est rare, elles accélèrent les discussions sur la reconnaissance de culpabilité, car on y trouve la réponse à de nombreuses questions évidentes. La qualité des renseignements fournis est extrêmement importante. Tous les frais doivent être justifiés. En conséquence, il est essentiel que, dès les premiers temps d’un incident, l’intervenant veille à ce que les documents justificatifs soient conservés pour garantir l’intégrité du processus d’établissement des frais.

En fonction de la complexité de l’intervention de nettoyage des hydrocarbures déversés, l’Administrateur peut demander à des experts maritimes et à des conseillers techniques d’examiner le bien-fondé des demandes d’indemnisation sur le plan technique. Les demandes de ce type ne pourront être réglées rapidement que si les demandeurs et les prestataires de services fournissent tous les renseignements utiles pour l’évaluation des demandes.

Contenu de chaque demande d’indemnisation

Il est important que la demande d’indemnisation originale soit complète et exacte. Chaque demande déposée auprès de la CIDPHN doit contenir les renseignements suivants :

• Le nom, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel du demandeur et de tout représentant désigné.
• L’identité du navire impliqué dans l’incident et le type de navire – c’est-à-dire, pétrolier, cargo, bateau de pêche ou embarcation de plaisance. De plus, si cette information est connue, le type des bâtiments transitant à proximité avant et pendant le déversement d’hydrocarbures.
• L’heure, la date, le lieu et les circonstances de l’incident, y compris le type d’hydrocarbure, si cette information est connue.
• Une description de la zone du déversement, qui indique l’ampleur de la pollution et la zone la plus contaminée (des cartes géographiques ou marines accompagnées de photos et d’enregistrements vidéo peuvent être utilisées).
• Des éléments probants analytiques et écrits qui lient la pollution par les hydrocarbures au navire soupçonné d’être la cause du déversement, comme l’analyse chimique d’échantillons d’hydrocarbures collectés. À propos de la collecte des échantillons d’hydrocarbures, il est important de noter les différents aspects de l’échantillonnage, comme le type de contenant, l’état de propreté des contenants, les techniques de manutention, les conditions de préservation et la chaîne de possession.
• L’état de la mer et les données utiles sur la météo, le vent, la marée et le courant, l’observation et la direction des hydrocarbures à la surface de l’eau, y compris la longueur et la largeur de la nappe d’hydrocarbures.
• Le résultat de l’enquête du demandeur sur la source possible du déversement d’hydrocarbures – par exemple, la source peut être un navire, ou elle peut être terrestre ou inconnue.
• La trace écrite des décisions et des énoncés relatifs au travail effectué par l’organisme gouvernemental responsable et les entrepreneurs privés. En particulier, les carnets détaillés et les notes du commandant sur place, ainsi que les notes et les observations de terrain des personnes non liées aux entrepreneurs privés.
• Le compte rendu des décisions prises par les conseillers techniques – par exemple, le personnel de l’équipe régionale des interventions d'urgence (ERIU), et des exemplaires des comptes rendus des réunions opérationnelles de l’ERIU.
• Des exemplaires des conventions d'offre à commandes et des contrats écrits avec les entrepreneurs privés, y compris les dossiers d’appel d’offres.
• Le montant total réclamé.

Frais et dépenses encourus

Matériel

Le matériel et toutes les fournitures achetés dans le cadre des opérations de nettoyage des hydrocarbures déversés peuvent être pris en charge sur présentation du double des factures. Doivent être indiqués sur les factures le type de matériel utilisé, le taux de location ou le prix d’achat, la quantité utilisée, le prix unitaire et le prix total, y compris la TPS, la TVH et la TVP, le cas échéant. Le prix des fournitures qui n’ont pas été entièrement utilisées et qui pourront être utilisées à un autre moment doit être calculé au prorata.

Marchés de services

Une facture originale de l’entrepreneur, ainsi que la preuve du paiement, doivent être présentées pour tous les services commerciaux acquis dans le cadre de l’intervention. De plus, la demande d’indemnisation doit être accompagnée d’un exemplaire de toutes les ententes contractuelles, qui indiquent clairement le type de service acquis et, le cas échéant, l’avantage de faire appel à un entrepreneur particulier sur le plan du rapport coût-efficacité, par exemple le plus bas soumissionnaire ou l’entrepreneur situé le plus près du lieu du déversement et capable d’intervenir sans tarder.

De même, la facture doit clairement indiquer le prix unitaire du matériel spécialisé déployé, ainsi que le taux horaire et la période d’utilisation. Les frais et dépenses associés à la mobilisation et à la démobilisation doivent être clairement séparés du coût réel du matériel utilisé sur le lieu de la pollution aux hydrocarbures.

Frais de déplacement

Les demandes de remboursement de frais de déplacement pour toutes les personnes chargées d’intervenir doivent indiquer clairement le nom des personnes devant se déplacer ainsi que la période visée par la demande de remboursement de frais de déplacement. Le mode de transport, le lieu et les autres dépenses connexes, tels le prix des traversiers et le kilométrage, doivent être indiqués. Les frais de repas et les frais de location de chambres d’hôtel doivent être inclus; des reçus doivent accompagner les demandes de remboursement.

Salaires et heures supplémentaires

Les superviseurs de l’intervention doivent préparer chaque jour des rapports de terrain; le nom de chaque travailleur et son rôle dans l’intervention doivent être indiqués dans ces rapports. Les jours de travail et les taux horaires pour les salaires et les heures supplémentaires doivent être notés. Les heures normales et les heures supplémentaires travaillées doivent être consignées chaque jour. Le rôle de l’employé dans l’intervention doit être indiqué. Des exemplaires des registres de l’entreprise doivent accompagner la demande d’indemnisation; ces documents serviront à prouver le paiement des salaires et la rémunération des heures supplémentaires.

Frais relatifs aux véhicules et bâtiments

Des registres doivent être tenus à l’appui de l’utilisation de tous les véhicules et bâtiments de soutien. Ces registres doivent décrire le type de véhicule utilisé, la distance parcourue, le but de l’utilisation du véhicule et la durée du déploiement dans le cadre de l’intervention. Les taux horaires et quotidiens pour les véhicules et les bâtiments doivent être clairement notés dans la demande d’indemnisation.

Mesures de lutte contre la pollution et matériel utilisé

La demande d’indemnisation doit faire état de tout le matériel utilisé par les équipes qui sont intervenues suite à la pollution aux hydrocarbures. Les renseignements à fournir sont la date de déploiement, la catégorie et le type de matériel, le tarif de location, le tarif des périodes où le matériel est en attente et les périodes d’utilisation. Tous les frais et toutes les dépenses liés à la mobilisation et à la démobilisation du matériel doivent être notés.

Perte de revenu des pêcheurs

La Loi sur la responsabilité en matière maritime prescrit qu’une indemnité soit versée aux demandeurs du secteur des pêches, de la mariculture et de la transformation du poisson qui subissent une perte de revenu suite au déversement d’hydrocarbures d’un navire. Selon les circonstances entourant la demande d’indemnisation, les renseignements suivants, entre autres questions pouvant être soulevées, sont à fournir lorsqu’une demande d’indemnisation est déposée auprès de l’Administrateur. La fourniture de tous les éléments probants, y compris les reçus, les photographies des dommages et autres, aidera à accélérer l’examen et l’évaluation de la demande d’indemnisation :

• l’identité du navire impliqué dans l’incident;
• le type ou la description des dommages dus à la pollution subis par le bateau de pêche, l’engin de pêche et les autres biens appartenant au demandeur, ainsi que le lieu où les dommages ont été subis;
• les références du permis de pêche commercial détenu, y compris le nom et l’adresse du détenteur du permis;
• la zone de pêche indiquée sur le permis de pêche (la zone doit être visible sur une carte nautique ou géographique);
• le relevé des prises, les espèces de poisson normalement pêchées et vendues ainsi que le prix de vente des différentes espèces de poisson vendues, y compris le nom et l’adresse des acheteurs;
• des renseignements sur la réparation et le nettoyage de l’engin de pêche contaminé et sur le travail nécessaire pour nettoyer le bateau de pêche suite à la pollution aux hydrocarbures;
• le prix et l’âge des biens abîmés ou remplacés, y compris le double des factures ou justificatifs pour tous les articles achetés.

Si l’Administrateur et un demandeur du secteur des pêches n’arrivent pas à se mettre d’accord sur le montant de l’indemnisation, le ministre des Transports sera saisi de la question. Un évaluateur sera alors nommé, qui fera part du montant auquel la demande d’indemnisation est évaluée, montant qui devra être versé par l’Administrateur au demandeur du secteur des pêches.